La conciliación de pagos es el proceso de relacionar dos movimientos contables que se llevan a cabo en una misma cuenta contable de tal manera que los cargos y abonos se cancelan mutuamente.
En las empresas las transacciones quedan registradas en facturas, recibos, cheques u otras formas de cobros y pagos. Esos registros contables deben de coincidir con el dinero que está en la caja, así como en sus cuentas bancarias.
Para asegurase de que los números cuadran, garantizando la integridad de las cuentas hay que revisar las diferentes partidas contables: cuentas por pagar, cuentas por cobrar y cuentas de tesorería, a fin de poder detectar errores y partidas pendientes de contabilizar.
¿En qué consiste la conciliación de cuentas?
La conciliación de cuentas consiste en ajustar el saldo contable con respecto a su saldo real.
¿Cómo hacer una conciliación de pagos en cinco pasos?
1.- Determinar los saldos
Se refiere al saldo de la contabilidad de la empresa y el que existen en el banco.
El saldo de la contabilidad se obtiene del mayor de la cuenta “banco” y el del banco se obtiene de el “Estado de Cuenta Bancario”.
2.- Determinar partidas conciliatorias
Surge de la comparación entre los registros nombrados en el paso 1.
Aquí es donde hemos de detectar los errores u omisiones en ambos.
3.- Presentar por escrito las conciliaciones
Consiste en anotar las partidas conciliatorias que explican las diferencias entre un saldo y otro.
Se anotan ambos saldos por separado llegándose a un saldo real igual para los dos después de sumar y restar las partidas conciliatorias que faltaban por tener en cuenta en cada uno.
4.- Ajustes
Cuando la empresa ha omitido la contabilización de alguna partida deberá efectuar el ajuste a fin de que el saldo de la cuenta “banco” sea correcto.
5.- Comprobación de la conciliación
Una vez realizados los ajustes, habrá comprobaremos de nuevo los saldos contables ajustados.
Como ves, la conciliación de pagos puede realizarse de manera manual, apoyándose en hojas de cálculo, aunque también existen software de contabilidad que te permiten la conciliación de pagos de forma totalmente automática.
La forma de llevar a cabo la conciliación de las cuentas dependerá de varios factores: tamaño de la empresa, software utilizado, formación y experiencia de los contables…
En una pyme, en la que una sola persona puede realizar todo el proceso contable con un programa de contabilidad, la conciliación de cuentas se puede realizar manualmente sobre los extractos. Sin embargo, en una gran empresa donde pueden participar en el proceso múltiples personas, ubicadas incluso en centros de trabajo diferentes, es necesario realizar una conciliación automática.
Innovación de procesos
La automatización de procesos en tu empresa permite acelerar el tiempo que dedicas a tus tareas cotidianas aumentando la productividad. Pero la verdadera clave de la productividad radica en la innovación de procesos.
En el sector jurídico y empresarial la innovación viene de la mano del Consejo General de la Abogacía que junto con CTi, Soluciones y con la colaboración de CaixaBank ha formado un consorcio único que ha trabajado en el desarrollo de una disruptiva herramienta de automatización de contratos asociados a un pago.
Pagoscertificados.com reduce horas de trabajo del departamento financiero y contable de tu organización ya que los cobros de los contratos o los pagos a emitir en los contratos se pueden conciliar desde el ERP gracias a la integración API de SPC.
Conclusión
En definitiva, la conciliación de pagos nos aporta información veraz, real y actualizada, lo que supone un recurso estratégico muy valioso ya que cuanto más y mejor es la información de que dispone una empresa, mejores serán las decisiones que se podrán tomar.
